Politique de confidentialité

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Dernière mise à jour le: 01 mars 2025


1. Concernant cette Politique

1. Cette Politique de Confidentialité ('Politique') décrit comment nous (tel que défini ci-dessous) récoltons, stockons, partageons et utilisons ('traiter') toute information qui, utilisée seule ou en combinaison avec d'autres informations, se rapporte à vous ('Données Personnelles') en votre qualité de client, fournisseur ou partenaire ('vous' ou 'votre') de PHOENIX Pharma Belgium SA ('PHOENIX Pharma Belgium', 'nous', et 'notre').
2. La présente Politique énonce également les droits dont vous jouissez et qui sont relatifs aux Données Personnelles que nous traitons, ainsi que la manière dont vous pouvez les exercer.
3. PHOENIX Pharma Belgium prend au sérieux ses obligations relatives au respect de la vie privée. C'est la raison pour laquelle nous avons développé cette Politique décrivant les standards que PHOENIX Pharma Belgium applique afin de protéger vos Données Personnelles.
4. Aux fins de la présente Politique PHOENIX Pharma Belgium, ayant son siège social sis Avenue Emile Vandervelde 82, 1200 Woluwé-Saint-Lambert et immatriculée à la Banque Carrefour des Entreprises (RPM Bruxelles) sous le numéro 0425.353.116 et dont le numéro TVA est BE 0425.353.116 agit en qualité de responsable de traitement des Données Personnelles. En sa qualité de responsable de traitement, PHOENIX Pharma Belgium est responsable de veiller à ce que le traitement des données à caractère personnel soit conforme à la législation sur la protection des données en vigueur, et plus particulièrement au Règlement général sur la protection des données ('RGPD') et la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel. En outre, PHOENIX Pharma Belgium peut également agir en tant que responsable du traitement pour certaines activités de traitement relatives à vos Données Personnelles au niveau du groupe.
5. Veuillez prendre le temps de lire attentivement cette Politique. Si vous avez des questions ou commentaires, veuillez contacter notre DPO (Data Protection Officer) à l'adresse mail suivante : be-privacy@phoenixbelgium.be

2. Quelles Données Personnelles sont traitées par PHOENIX Pharma Belgium et pourquoi ?

1. Les catégories de Données Personnelles que nous pouvons collecter, et les motifs pour lesquels nous les traitons sont les suivants :
   
   
   

   Finalité	Catégories de Données Personnelles	Base légale	Durée de conservation
   Gestion des relations clients	• Nom; • Coordonnées (adresse électronique, adresse, numéro de téléphone); • Fonction; • Numéro de TVA; • Historique des commandes.	Nécessité contractuelle	Après la fin du contrat, les données seront conservées pendant une période de 10 ans, c'est-à-dire le délai de prescription légal applicable aux réclamations des autorités (fiscales).
   Gestion des relations fournisseurs	• Nom; • Coordonnées (adresse électronique, adresse, numéro de téléphone); • Fonction; • Numéro de TVA; • Historique des commandes.	Nécessité contractuelle	Après la fin du contrat, les données seront conservées pendant une période de 10 ans, c'est-à-dire le délai de prescription légal applicable aux réclamations des autorités (fiscales).
   Marketing	• Nom; • Adresse email.	L'intérêt légitime de PHOENIX Pharma Belgium : promouvoir des services et/ou produits similaires de PHOENIX Pharma Belgium auprès de clients existants.	Les données sont conservées pendant la durée du contrat.
   Facturation	• Nom; • Adresse; • Numéro de TVA; • Informations financières (numéro de compte ou autres informations de paiement).	Nécessité contractuelle	Après la fin du contrat, les données seront conservées pendant une période de 10 ans, c'est-à-dire le délai de prescription légal applicable aux réclamations des autorités (fiscales).
   Gestion des litiges	• Nom; • Coordonnées des personnes à contacter; • Historique des commandes.	L'intérêt légitime de PHOENIX Pharma Belgium : promouvoir des services et/ou produits similaires de PHOENIX Pharma Belgium auprès de clients existants.	Après la fin du contrat, les données seront conservées pendant une période de 10 ans, c'est-à-dire le délai de prescription légal applicable aux réclamations des autorités (fiscales).

   *Lorsque les périodes/critères de conservation ci-dessus auront expiré, nous les supprimerons ou les rendrons anonymes ou, si ce qui précède n'est pas possible (par exemple, parce que vos Données personnelles ont été stockées dans des archives de sauvegarde), nous conserverons vos Données personnelles en toute sécurité et les isolerons de tout traitement ultérieur jusqu'à ce que leur suppression soit possible.
2. Dans certains cas (comme énoncés ci-dessus), nous utiliserons vos Données Personnelles pour respecter une obligation légale ou une nécessité contractuelle. Dans ce cas, vous devez nous transmettre vos Données Personnelles. Si vous choisissez dans cette hypothèse de ne pas nous communiquer vos données personnelles, nous ne serons pas en état de respecter nos obligations légales et/ou le contrat conclu avec vous.
3. Si nous vous demandons de fournir d'autres Données Personnelles qui ne sont pas énoncées ci-dessus, alors nous préciserons au moment où nous collecterons ces Données Personnelles, quelles Données Personnelles nous vous demandons de fournir et les raisons pour lesquelles nous les demandons.
4. De temps à autre, nous pouvons recevoir certaines données personnelles vous concernant de la part de tiers, mais uniquement si ces tiers ont obtenu votre consentement préalable ou sont légalement autorisés ou tenus de le faire.
5. En règle générale, nous utiliserons les Données Personnelles que nous recevrons de vous uniquement aux fins décrites dans cette Politique ou pour les raisons que nous vous expliquerons quand nous vous les demanderons. Néanmoins, nous pouvons également utiliser vos Données Personnelles pour d'autres objectifs qui ne sont pas incompatibles avec les objectifs que nous vous avons communiqués (tels que l'archivage pour l'intérêt public, des enquêtes scientifiques ou historiques ou des besoins statistiques) et dans les cas autorisés par des dispositions légales relatives à la protection des données.

3. Avec qui PHOENIX Pharma Belgium partage-t-elle vos Données Personnelles ?

Nous pouvons transmettre vos Données Personnelles aux catégories suivantes de destinataires :

• (a) aux sociétés de notre groupe à des fins compatibles avec la présente Politique. Nous prenons des précautions pour n'autoriser l'accès aux données personnelles qu'aux employés qui ont une raison professionnelle légitime d'y accéder.
• (b) à nos vendeurs, prestataires de services et partenaires tiers qui nous fournissent des services pour traiter les Données personnelles, ou qui traitent autrement les Données personnelles à des fins décrites dans la présente Politique ou qui vous sont divulguées au moment où nous collectons vos Données personnelles. Cela inclut les communications à des tiers qui nous fournissent certains services, notamment pour nous aider dans des domaines tels que la gestion ou la fourniture de services d'assistance pour notre plateforme informatique, la gestion de notre infrastructure informatique et des services d'application, le marketing ou l'analyse des données.
• (c) à tout organisme d'application de la loi compétent, régulateur, agence gouvernementale, tribunal, ou autre tiers, lorsque nous estimons que la divulgation est nécessaire (i) en vertu des lois ou règlements applicables, (ii) afin d'exercer, d'établir ou de défendre nos droits, ou (iii) afin de protéger vos intérêts vitaux ou ceux de toute autre personne.
• (d) à nos auditeurs, conseillers, représentants légaux et agents similaires dans le cadre des services de conseil qu'ils nous fournissent à des fins professionnelles légitimes et en vertu d'une interdiction contractuelle d'utiliser les Données Personnelles à d'autres fins.
• (e) à un acheteur potentiel (et à ses agents et conseillers), dans le cadre d'un projet d'achat, de fusion ou d'acquisition d'une partie de notre entreprise, à condition que nous informions l'acheteur qu'il ne doit utiliser vos Données Personnelles qu'aux fins décrites dans cette Politique.
• (f) à toute autre personne dès lors que vous avez donné votre consentement préalable à la divulgation.

4. Comment protégeons-nous votre vie privée ?

Conformément à cette Politique, nous traiterons les Données Personnelles comme suit:

• (a) Equité : Nous traiterons les Données Personnelles de manière équitable. Cela signifie que nous sommes transparents sur la façon dont nous traitons les Données Personnelles et que nous les traiterons conformément aux lois applicables.
• (b) Finalité : Nous traiterons les Données Personnelles à des fins déterminées et licites, et nous ne les traiterons pas d'une manière incompatible avec ces finalités.
• (c) Proportionnalité : Nous traiterons les Données Personnelles d'une manière proportionnée aux finalités auxquelles le traitement est censé aboutir.
• (d) Exactitude des données : Nous prenons les mesures appropriées pour nous assurer que les Données Personnelles que nous détenons sont exactes, complètes et, si nécessaire, tenues à jour. Cependant, il est également de votre responsabilité de veiller à ce que vos données personnelles soient aussi précises, complètes et à jour que possible en nous informant rapidement de tout changement ou erreur. Vous devez prévenir immédiatement PHOENIX Pharma Belgium de tout changement relatif à /ou toute erreur relative à vos Données Personnelles que nous conservons.
• (e) Sécurité des données : Nous utilisons des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protégers les Données Personnelles que nous recueillons et traitons à votre sujet. Les mesures que nous utilisons sont conçues pour offrir un niveau de sécurité adapté au risque lié au traitement de vos Données Personnelles.
• (f) Sous-traitant : Nous pouvons engager des tiers pour traiter les Données Personnelles pour et au nom de PHOENIX Pharma Belgium. Nous exigeons de ces sous-traitants qu'ils traitent les Données Personnelles et agissent strictement selon nos instructions et qu'ils prennent les mesures appropriées pour garantir que les Données Personnelles restent protégées. Il s'agit de sociétés auxquelles nous avons fait appel à des fins de marketing, de support technique et d'hébergement des TIC, d'administration, de communication, de logistique (par exemple, préparation des commandes, livraison, etc.), d'analyse et de paiement.
• (g) Transferts internationaux de données (hors EEE): Vos Données Personnelles peuvent être stockées ou transférées, en tout ou en partie, dans des pays qui ne font pas partie de l'Espace économique européen (l'"EEE" comprend tous les États membres de l'UE, plus la Norvège, l'Islande et le Liechtenstein). Ces pays sont connus sous le nom de "pays tiers" et peuvent avoir des lois de protection des données moins strictes que celles de l'EEE.
  Cela signifie que nous prenons des mesures supplémentaires pour garantir que vos Données Personnelles sont traitées de manière aussi sûre et sécurisée que dans l'EEE. Nous ne transférerons vos données personnelles que vers des pays qui, selon la Commission européenne, offrent un niveau adéquat de protection des données personnelles. De plus amples informations sont disponibles auprès de la Commission européenne.
  Nous utilisons des contrats spécifiques avec des tiers externes approuvés par la Commission européenne (également connus sous le nom de clauses contractuelles types : SCC) pour le transfert de données personnelles vers des pays tiers. Les SCC garantissent le même niveau de protection des données personnelles que celui qui s'appliquerait dans le cadre du RGPD. En outre, des mesures supplémentaires sont prises pour protégers vos données contre tout accès non autorisé.

5. Vos droits à la protection de données

1. Vous disposez des droits à la protection des données suivants :
   
   (a) Si vous souhaitez accéder, corriger, mettre à jour ou demander la suppression de vos Données Personnelles, vous pouvez le faire à tout moment en nous contactant en utilisant les coordonnées suivantes : be-privacy@phoenixbelgium.be.
   
   (b) En outre, dans certaines circonstances, conformément à la législation sur la protection des données en vigueur, vous pouvez vous opposer au traitement de vos Données Personnelles, nous demander de limiter le traitement de vos Données Personnelles, ou demander la portabilité de vos Données Personnelles. Le droit au transfert de vos Données Personnelles signifie que vous avec le droit de transférer les Données Personnelles que vous nous avez communiquées et que nous traitons via des procédés automatiques, à un autre responsable du traitement, à condition que nous avons traité vos Données Personnelles sur base d'un besoin contractuel avec votre autorisation. A nouveau, vous pouvez exercer ces droits en nous contactant en utilisant les coordonnées suivantes : be-privacy@phoenixbelgium.be.
   
   (c) Si nous avons collecté et traité vos données personnelles avec votre consentement, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment. Le retrait de votre consentement n'affectera pas la légalité de tout traitement que nous avons effectué avant ce retrait et n'affectera pas le traitement de vos données personnelles effectué sur la base de traitements licites autres que le consentement.
   
   (d) Vous avez le droit de vous désabonner des communications commerciales que nous vous envoyons à tout moment. Vous pouvez exercer ce droit en suivant les étapes décrites dans les communications commerciales applicables. Pour vous désabonner d'autres formes de marketing (comme le post-marketing ou le télémarketing), veuillez nous contacter aux coordonnées ci-dessus.
   
   (e) Si vous avez une plainte ou une préoccupation concernant la façon dont nous traitons vos Données Personnelles, nous nous efforcerons de répondre à ces préoccupations. Si vous estimez que nous n'avons pas suffisamment pris en compte votre plainte ou préoccupation, vous avez le droit de vous plaindre auprès d'une autorité de protection des données à propos la collecte et de l'utilisation que nous faisons de vos Données Personnelles. Pour plus d'information, veuillez contacter l'autorité de protection des données : https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be ( contact@apd-gba.be ; Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, telefoon: 02 274 48 00).
   
   
2. Nous répondons à toutes les demandes que nous recevons de personnes souhaitant exercer les droits relatifs à la protection de leurs Données Personnelles conformément aux lois applicables en matière de protection des données.

6. Mise à jour de cette Politique

1. Nous pouvons mettre à jour cette Politique de temps à autre en réponse à l'évolution des développements juridiques, techniques ou commerciaux. Lorsque nous mettrons à jour notre Politique, nous prendrons les mesures appropriées pour vous informer, conformément à l'importance des changements que nous apportons. Nous obtiendrons votre consentement à tout changement d'avis important si cela est requis par les lois sur la protection des données applicables.
2. Vous pouvez voir la date de dernière mise à jour de cette Politique en vous reportant à la date de la dernière mise à jour affichée en haut de cette Politique.